Доплата за ведення військового обліку: що це і кому її платять
Доплата за ведення військового обліку — це щомісячна надбавка до зарплати працівника, на якого покладено обов’язок вести персональний військовий облік у штаті підприємства, установи чи організації. Йдеться не про мобілізаційне завдання для власника бізнесу, а про конкретну людину, яка щодня заповнює картки, перевіряє дані, реагує на повістки з ТЦК та передає звіти. Така доплата передбачена постановою Кабінету Міністрів України № 921 від 27 червня 2024 року і вже працює у бюджетній сфері та на комунальних підприємствах. У приватному секторі механізм поки що рекомендаційний, але дедалі частіше з’являється у колективних договорах і наказах по підприємству.
Для багатьох бухгалтерів та кадровиків це нова стаття витрат, яка раніше просто не існувала у штатному розписі. Керівники мали визначити відповідальну особу, затвердити наказ і передбачити доплату у фонді оплати праці. На практиці вже у перший місяць після ухвалення постанови частина підприємств зіткнулася з типовими помилками: доплату нараховували тому, хто фактично не вів облік, не оформлювали наказ, або ж платили, але не відображали у військово-облікових документах. Саме тому варто розібратися, як виглядає ця доплата у цифрах, документах і реальному житті.
Ця стаття — практичний розбір, як працює доплата за ведення військового обліку: кому вона належить, у якому розмірі, як її правильно оформити, що буде, якщо не платити, і як перевірити, чи ваше підприємство взагалі зобов’язане її нараховувати. Без зайвої теорії — лише конкретні підстави, суми, кейси та пояснення з офіційних документів.
Хто має право на доплату за ведення військового обліку
За загальним правилом, доплата за ведення військового обліку нараховується одній особі на підприємстві, в установі, організації незалежно від форми власності та підпорядкування, на яку покладено цю функцію. У малих компаніях це зазвичай кадровик або бухгалтер, у великих — ціла окрема людина або навіть відділ. Головна умова — функція має бути оформлена документально, а не просто «виконуватися на словах».
Ось основні категорії працівників, яким може встановлюватися така доплата:
- Інспектор з кадрів або HR-фахівець, у посадовій інструкції якого прямо вказано ведення військового обліку.
- Бухгалтер, який веде облік на невеликому підприємстві та поєднує кадрову роботу з фінансовою.
- Діловод або секретар, на якого керівник поклав обов’язки наказом без окремого штатного розпису.
- Окремо призначена особа з військового обліку, якщо штат підприємства перевищує 500 осіб і функції вимагають повної зайнятості.
Зверніть увагу: керівник підприємства не може нараховувати доплату сам собі. Навіть якщо директор одночасно веде облік, доплата оформлюється іншій уповноваженій особі. У бюджетних установах таку доплату отримує, як правило, працівник, який вже має статус службовця з військового обліку, визначений відповідним наказом по установі.
Щоб зрозуміти, чи саме ваше підприємство зобов’язане встановлювати доплату, достатньо перевірити три речі: чи є у вас затверджений наказ про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку, чи є посадова інструкція з відповідним пунктом, і чи зареєстроване підприємство як платник ЄСВ у ДПС. Якщо всі три пункти збігаються — доплата має бути у штатному розписі.
| Тип підприємства | Хто веде облік | Чи передбачена доплата |
|---|---|---|
| Бюджетна установа (школа, лікарня, ОМС) | Інспектор з кадрів або діловод | Так, обов’язково |
| Комунальне підприємство | Кадровик або окрема особа | Так, обов’язково |
| Приватне ТОВ/ФОП, до 50 осіб | Зазвичай бухгалтер або кадровик | Рекомендовано, за рішенням керівника |
| Приватне ТОВ/ФОП, понад 250 осіб | Окрема особа або відділ | Фактично обов’язково через обсяг функцій |
У якому розмірі нараховується доплата за ведення військового обліку
Розмір доплати за ведення військового обліку прив’язаний до посадового окладу працівника і не може перевищувати 50% від нього. У бюджетній сфері конкретний відсоток визначає керівник установи у межах фонду оплати праці, а для комунальних та державних підприємств — типова форма, затверджена у галузевих наказах. У приватному секторі граничних обмежень немає, але доплата має бути обґрунтованою і відображена у штатному розписі, інакше податківці трактують її як нецільове використання коштів.
На практиці у 2025-2026 роках у бюджетній сфері найчастіше зустрічаються такі цифри: для кадровика з окладом 12 000 грн доплата складає 3 000–4 500 грн на місяць, для бухгалтера з окладом 15 000 грн — 4 500–5 500 грн, для окремої відповідальної особи у великій установі з окладом 18 000–20 000 грн — 5 000–7 000 грн. Це орієнтовні значення, остаточну суму визначає керівник і фіксує у наказі.
На відміну від багатьох інших надбавок, доплата за ведення військового обліку не залежить від стажу, вислуги років чи категорії. Вона встановлюється за факт виконання функції, а не за вислугу. Якщо людина пішла у відпустку, на лікарняний або звільнилася, доплата припиняється з першого дня невиконання обов’язків.
Як правильно оформити доплату документально
Щоб доплата за ведення військового обліку не перетворилася на додатковий податковий ризик, вона має пройти через п’ять обов’язкових документів. Без них підприємство не зможе підтвердити цільове використання фонду оплати праці.
- Наказ по підприємству про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку, у якому зазначаються ПІБ, посада, підстава для виконання функції та розмір доплати у відсотках до посадового окладу.
- Посадова інструкція або доповнення до неї з конкретним переліком завдань: ведення карток Т-2, перевірка даних у ТЦК, подання списків, реагування на запити.
- Штатний розпис з новою штатною одиницею або новим рядком у існуючій позиції, де передбачено доплату за ведення військового обліку.
- Колективний договір або положення про оплату праці зі згадкою про таку доплату, якщо вона передбачена у приватному секторі.
- Табель обліку робочого часу та розрахункова відомість з відповідною абревіатурою у графі «Надбавки» або «Доплати».
Помилкою є ситуація, коли керівник підписує наказ «заднім числом» або взагалі не оформлює наказ, а просто усно просить бухгалтера «порахувати додатково». У такому разі доплата не визнається обґрунтованою витратою і може бути виключена з витрат при перевірці ДПС, а на суму доплати донараховується податок на прибуток і штраф.
Корисна деталь: у наказі краще прямо вказати посилання на постанову КМУ № 921 від 27.06.2024. Це дозволить під час перевірки одразу підтвердити законність підстави і не пояснювати, звідки з’явилася така стаття витрат.
Типова структура наказу про доплату
Найпоширеніший шаблон виглядає так: у шапці — повна назва підприємства, дата і номер наказу. У преамбулі — посилання на постанову КМУ № 921, Закон України «Про військовий обов’язок і військову службу» та внутрішній наказ про призначення відповідальної особи. У розпорядчій частині — «Призначити доплату за ведення військового обліку у розмірі __% від посадового окладу з __ по __ 2026 року». Підписом керівника і датою документ набуває чинності.
Якщо доплата стосується декількох осіб, наказ може бути один на весь перелік, але у додатку зазначаються ПІБ, посади і розміри доплати. Це зручно і для бухгалтерії, і для перевіряючих.
Хто фактично контролює, чи правильно нараховується доплата
Контроль за правильністю нарахування доплати за ведення військового обліку розподілений між трьома сторонами. Перша — це керівник підприємства, який несе відповідальність за дотримання законодавства і підписує наказ. Друга — бухгалтер, який безпосередньо нараховує суму і відображає її у звітності. Третя — ДПС, яка під час перевірок може запитати підтверджуючі документи.
У бюджетній сфері додатково контролює Державна аудиторська служба та органи, що управляють майном. Вони перевіряють не лише правильність нарахування, а й доцільність витрат фонду оплати праці. Якщо доплата встановлена у розмірі 50% окладу, але фактично функції виконуються 1–2 години на тиждень, аудитори можуть зробити висновок про неефективне використання коштів.
З боку військкомату контроль більш опосередкований: ТЦК цікавить якість обліку, а не розмір доплати. Але якщо підприємство не веде облік належним чином, працівник, відповідальний за облік, може бути притягнутий до адміністративної відповідальності, а доплата не звільняє від цього.
Що буде, якщо підприємство не платить доплату за ведення військового обліку
Формально у приватному секторі відсутність доплати не є окремим складом порушення, якщо функція ведення обліку де-факто виконується. Працівник, якому доручили вести облік, може оскаржити це у суді, посилаючись на те, що функція не оплачується належним чином. У бюджетній сфері ситуація жорсткіша: контролюючі органи розцінюють невиплату доплати як недотримання постанови КМУ № 921, що тягне за собою фінансові санкції та службові розслідування.
Типові наслідки для підприємства, яке не оформило доплату:
- Ризик адміністративного штрафу за порушення порядку ведення військового обліку за статтею 210 КУпАП.
- Судовий спір з працівником, якому доручили функцію без оплати.
- Проблеми з підтвердженням витрат під час перевірки ДПС, якщо сума доплати все ж таки нараховувалася, але не була оформлена наказом.
- Зауваження від аудиторів у бюджетній сфері та ризик нецільового використання бюджетних коштів.
Тому навіть якщо ваше підприємство не зобов’язане встановлювати доплату за відповідним нормативним актом, краще зафіксувати її розмір у локальних документах. Це знімає 90% питань під час перевірок.
Практичні кейси: як нараховується доплата на реальних підприємствах
Кейс 1: приватне ТОВ у Києві з 40 працівниками. Кадровик виконує обов’язки ведення військового обліку, оклад 16 000 грн, доплата встановлена у розмірі 20% (3 200 грн). Оформлено наказом, внесено до штатного розпису, у колективному договорі передбачено окремий розділ про військовий облік. Під час перевірки ДПС питань не виникло.
Кейс 2: комунальне підприємство у Дніпрі, понад 600 працівників. Окрема посада інспектора з військового обліку, оклад 14 500 грн, доплата 35% (5 075 грн). Під час аудиту Держаудитслужби перевіряючі підтвердили доцільність доплати через обсяг функцій, оскільки підприємство має розгалужену філійну мережу.
Кейс 3: ФОП-роботодавець з 8 найманими працівниками. Військовий облік веде особисто підприємець, доплату собі не оформлює, але видає наказ про покладення обов’язків на бухгалтера. У такому разі доплата має встановлюватися саме бухгалтеру, інакше це порушення трудового законодавства.
| Параметр | Кейс 1 (ТОВ, 40 осіб) | Кейс 2 (КП, 600 осіб) | Кейс 3 (ФОП, 8 осіб) |
|---|---|---|---|
| Оклад | 16 000 грн | 14 500 грн | 12 000 грн |
| % доплати | 20% | 35% | Не оформлено |
| Сума доплати | 3 200 грн | 5 075 грн | 0 грн |
| Оформлення | Наказ + штатний розпис | Наказ + посадова інструкція | Потрібно дооформити |
Доплата і оподаткування: як рахувати ПДФО, військовий збір та ЄСВ
Доплата за ведення військового обліку входить до фонду оплати праці і оподатковується на загальних підставах. Це означає, що з неї утримується податок на доходи фізичних осіб у розмірі 18% та військовий збір 5%. Крім того, на суму доплати нараховується єдиний соціальний внесок у розмірі 22% від роботодавця.
Жодних спеціальних податкових пільг для цієї доплати законодавство не передбачає. Вона не включається до переліку доходів, що не оподатковуються, і не звільняється від військового збору навіть у період воєнного стану. Тому у розрахунковому листі працівник побачить стандартну структуру: нараховано доплату, утримано ПДФО і військовий збір, нараховано ЄСВ, до виплати — сума за мінусом податків.
Приклад розрахунку: оклад 15 000 грн, доплата 30% — 4 500 грн. Загальний дохід 19 500 грн. ПДФО 18% — 3 510 грн, військовий збір 5% — 975 грн. До виплати працівнику — 15 015 грн. ЄСВ 22% роботодавця — 4 290 грн. Загальна вартість доплати для роботодавця — 8 790 грн разом з податками. Цю цифру варто закладати у фонд оплати праці при плануванні бюджету.
Доплата у бюджетних установах: окремі нюанси
У бюджетній сфері доплата за ведення військового обліку регулюється не лише постановою КМУ № 921, а й галузевими наказами, які визначають граничні розміри надбавок. Наприклад, у сфері освіти такий наказ видає МОН, у сфері охорони здоров’я — МОЗ, у сфері місцевого самоврядування — профільне міністерство. Це означає, що граничний розмір доплати може різнитися залежно від галузі.
Крім того, у бюджетних установах доплата не може встановлюватися поза межами фонду оплати праці, затвердженого кошторисом. Якщо кошторис не передбачає таких видатків, керівник зобов’язаний спочатку внести зміни до кошторису і лише після цього видавати наказ. На практиці це означає додатковий документообіг, який займає від 2 до 6 тижнів залежно від рівня розпорядника.
Ще одна особливість: у бюджетних установах розмір доплати часто-густо прив’язаний не лише до окладу, а й до фактичного часу, витраченого на ведення обліку. Якщо функція виконується не повний робочий день, розмір доплати може бути пропорційно зменшений.
Як перевірити, чи ваше підприємство зобов’язане встановлювати доплату
Перш ніж оформлювати доплату, перевірте три прості речі. По-перше, чи є у вас затверджений наказ про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку. По-друге, чи є у штатному розписі ця функція. По-третє, чи маєте ви хоча б одного працівника, на якого покладено цей обов’язок. Якщо всі три пункти збігаються, доплата має бути встановлена.
У приватному секторі додатково перевірте колективний договір або положення про оплату праці. Якщо там про доплату не згадано, формально ви не зобов’язані її виплачувати, але рекомендується це зробити для зниження ризиків під час перевірок. У бюджетній сфері такого вибору немає: доплата обов’язкова за постановою КМУ № 921.
Якщо ваше підприємство нещодавно пройшло перевірку ТЦК і отримало припис усунути порушення, доплата за ведення обліку може бути одним з елементів виконання цього припису. У такому разі її варто оформити у перший же місяць.
Часті запитання (FAQ)
Чи може керівник підприємства призначити доплату сам собі?
Ні. Доплата за ведення військового обліку встановлюється працівнику, на якого покладено функцію. Керівник не може бути одночасно і виконавцем, і отримувачем доплати за цю функцію.
Який граничний розмір доплати за ведення військового обліку?
У бюджетній сфері граничний розмір доплати — до 50% посадового окладу. У приватному секторі формальної межі немає, але сума має бути обґрунтована.
Чи оподатковується доплата на загальних підставах?
Так. З неї утримується ПДФО 18%, військовий збір 5% і нараховується ЄСВ 22%. Жодних спеціальних пільг для цієї виплати немає.
Чи потрібно видавати наказ, якщо функція обліку виконується бухгалтером за сумісництвом?
Так. Навіть якщо функція виконується за сумісництвом, потрібен наказ про покладення обов’язків і фіксація доплати. Без наказу доплата не визнається обґрунтованою.
Як часто потрібно переглядати розмір доплати?
Розмір доплати переглядається у разі зміни окладу, переведення працівника на іншу посаду або суттєвої зміни обсягу функцій. У бюджетній сфері — раз на рік під час формування фонду оплати праці.
Чи можна встановити доплату одразу кільком працівникам?
Так, якщо обов’язки розподілені між кількома особами. У такому випадку наказ оформлюється на кожного окремо або загальним списком із зазначенням ПІБ і розміру доплати.
Чи зберігається доплата під час відпустки чи лікарняного?
Ні. Доплата нараховується за фактично виконану функцію. У період відпустки або тимчасової непрацездатності доплата не нараховується.
Чи обов’язково вказувати доплату у колективному договорі?
У приватному секторі — рекомендовано, у бюджетному — обов’язково через вимоги до локальних нормативних актів. Колективний договір дозволяє уникнути спорів із працівниками.
Які документи запитує ДПС під час перевірки?
Наказ про призначення відповідальної особи, посадову інструкцію, штатний розпис, табель обліку робочого часу, розрахункову відомість. За наявності цих документів доплата визнається обґрунтованою.
Чи може ФОП-роботодавець не платити доплату, якщо він сам веде облік?
ФОП не може виплачувати доплату сам собі. Але якщо обов’язки покладено на найманого працівника, доплата має бути встановлена і документально оформлена.
Підсумок: що варто зробити на вашому підприємстві
Доплата за ведення військового обліку — це не «зайва» стаття витрат, а цільова надбавка, яка має бути оформлена окремим наказом і відображена у штатному розписі. Перш ніж виплачувати її у першому місяці, перевірте три речі: чи є відповідальна особа, чи є посадова інструкція з відповідним пунктом, чи внесено доплату до локальних актів. Якщо всі три пункти збігаються — нараховуйте доплату і фіксуйте у табелі. Якщо ні — спочатку оформіть документи, і лише після цього вводьте доплату у дію. Це дозволить уникнути зайвих питань під час перевірок і знизить ризик спорів з працівниками.
Залишити відповідь